“mijnbestuur.be” uitgerold: lokale besturen digitaal sterker

Sinds 2017 wordt mijnbestuur.be ontwikkeld door de gemeente Zonnebeke onder de oorspronkelijke werknaam mijn.zonnebeke.net. Wat begon als een antwoord op lokale noden in Zonnebeke, groeide uit tot een modulair platform dat sinds 2021 ook wordt ingezet door Stad Poperinge. De toepassing is uitgegroeid tot een stabiel digitaal instrument dat de relatie tussen burger en lokaal bestuur fundamenteel versterkt.

Het project biedt een innovatieve, schaalbare digitale oplossing die Vlaamse besturen toelaat om hun dienstverlening aan burgers te moderniseren. Via 1 centrale, gebruiksvriendelijke omgeving kunnen burgers hun interacties met de gemeente beheren: afspraken maken, meldingen doorgeven, zalen of materialen reserveren, producten aankopen en zich inschrijven voor activiteiten – van cultuur- en toeristische evenementen tot jeugd- en sportkampen. De burger moet niet meer zoeken welke tool hij nodig heeft om de aanvraag te doen, het No-Wrong-Door principe staat hier centraal, alles gebundeld in een persoonlijk profiel, dat 24/7 toegankelijk is, op elk toestel.

De volledige verwerking wordt opgevolgd in dezelfde applicatie die benaderbaar is voor de medewerker. Deze is logisch opgebouwd voor de medewerker (Keep It Simple) en volgens het Need-to-Know principe aangepakt op basis van rechten en rollen, zodat de medewerker niet verdwaalt in niet relevante modules en configuraties.

Deze toepassing is niet zomaar een generiek softwarepakket, maar werd ontwikkeld binnen het lokaal bestuur Zonnebeke op basis van reële noden en concrete processen. Samen met Stad Poperinge werd de toepassing verder verfijnd en uitgebreid. Vandaag bewijst mijnbestuur.be dagelijks zijn meerwaarde in de praktijk. Het verhoogt de efficiëntie van gemeentelijke diensten, verlaagt de administratieve lasten en biedt burgers transparante, toegankelijke digitale dienstverlening op maat. Zo ontstond een schaalbaar model dat de burgerbeleving sterk verbetert.

Met dit project wil de gemeente Zonnebeke inzetten op de structurele opschaling van deze bestaande oplossing door het uit te rollen bij nieuwe besturen: Mesen, Vleteren, Moorslede, Alveringem, Ieper, Veurne en Houthulst.  Het team in Zonnebeke wordt uitgebreid zodat meerdere implementaties parallel ondersteund kunnen worden. Door samenwerking en gezamenlijke investeringen krijgen ook kleinere of minder digitale besturen toegang tot een krachtige oplossing. De software wordt verder modulair uitgebouwd en afgestemd op de specifieke processen van nieuwe besturen. Ze worden actief begeleid en krijgen toegang tot opleiding, technische ondersteuning en kennisdeling.

Een belangrijk deel van het project is de verdere integratie met Vlaamse bouwstenen. Er wordt ingezet op een volwaardige koppeling met het Mijn Burgerprofiel en het Verenigingenregister, evenals op optimalisatie van gegevensuitwisseling via gekoppelde databronnen. Deze vormen mee de basis voor krachtige dashboards, rapportages en beleidsinformatie. Ook het afstemmen van processen op het proceshuis Vlaanderen is een structurele doelstelling, zodat schaalvoordelen en standaardisatie maximaal benut worden.

Naast de uitrol, onderzoekt het project ook de oprichting van een duurzame samenwerkingsstructuur, zoals een kostendelende vereniging of interbestuurlijke entiteit. Zo kan de continuïteit, gedeelde ontwikkeling en betaalbaarheid van het platform op termijn verzekerd worden.